Dies ist eine Teilzeitstelle mit 28 Stunden pro Woche.

Ihr primärer Arbeitsort ist Frankfurt. 

Da sich unsere drei Standorte in der DACH-Region in Deutschland, Österreich und der Schweiz befinden, gehört Reisetätigkeit zu dieser Position. Wir bieten Flexibilität und hybrides Arbeiten. Gleichzeitig erfordert die Position eine regelmäßige Präsenz im Frankfurter Büro, durchschnittlich an mindestens drei Tagen pro Woche. 

Als Office Manager erhalten und stärken Sie ein angenehmes, professionelles Arbeitsumfeld und tragen zur Verbesserung praktischer Büroprozesse in der Region bei. 

Position 

Als Office Manager sorgen Sie dafür, dass der tägliche Bürobetrieb reibungslos und effizient verläuft. Sie arbeiten eng mit dem lokalen Management, dem HR Business Partner, Finance und Accounting sowie IT zusammen. Sie berichten an den Global Facilities Director an unserem Hauptsitz in Nijmegen, Niederlande. 

So managen Sie unsere Büros erfolgreich: 

• Koordination des täglichen Betriebs sowie von Facility- und Workplace-Themen in Deutschland, Österreich und der Schweiz 
• Organisation lokaler Geschäfts- und Mitarbeitendenveranstaltungen sowie Empfang von Besuchern, Kunden und weiteren externen Ansprechpartnern 
• Unterstützung von Compliance-Aktivitäten im Büro, einschließlich Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie Zertifizierungsaudits 
• Koordination von Büromaterial, eingehender Post, lokaler Verwaltung von Arbeitsmitteln und Telefonmanagement mit der IT 
• Administrative Unterstützung des General Managers, einschließlich Kalenderpflege, Reiseplanung, Meetings, Protokollen und Präsentationen 
• Frühzeitiges Erkennen von Meetings, Informationsbedarfen und Fristen sowie Koordination der Beiträge relevanter Stakeholder 
• Unterstützung von HR, Finance und lokalen Teams bei Datenpflege, Rechnungsbearbeitung und routinemäßigem Reporting 

Sie arbeiten organisiert, proaktiv und serviceorientiert. Sie kommunizieren klar mit unterschiedlichen Stakeholdern, übernehmen Verantwortung für operative Aufgaben und gehen diskret mit vertraulichen Informationen um. 

Das bringen Sie mit: 

• Mindestens drei Jahre relevante Berufserfahrung im Office Management, in der Arbeitsplatzkoordination oder in einer vergleichbaren administrativen Position
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu koordinieren
• Gute professionelle Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Fähigkeit, mit vertraulichen und sensiblen Informationen diskret umzugehen
• Bereitschaft, regelmäßig im Frankfurter Büro zu arbeiten und bei Bedarf zu anderen DACH-Standorten zu reisen
• Eine kaufmännische oder berufliche Ausbildung im Office Management, in der Betriebswirtschaft oder in einem verwandten Bereich ist von Vorteil
• Erfahrung mit Microsoft 365 sowie mit administrativer Unterstützung in den Bereichen Facilities, HR, Finance oder Audit ist von Vorteil 

Möchten Sie mehr über unsere Gehaltsspanne und Zusatzleistungen erfahren? Weitere Informationen zu den Benefits in Deutschland 

Wir bieten eine gesunde Work-Life-Balance mit der Flexibilität hybriden Arbeitens, ein kooperatives und lernorientiertes Umfeld sowie Möglichkeiten zur kontinuierlichen Weiterentwicklung. Unsere Mitarbeitenden stehen im Mittelpunkt unseres Unternehmens. Wir schaffen ein inspirierendes und sicheres Umfeld, in dem alle arbeiten, lernen, leben und gemeinsam aktiv sein können. Sie arbeiten an anspruchsvollen Projekten mit führenden Kunden und sammeln wertvolle Erfahrungen. 

Planon ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden unabhängig von Merkmalen berücksichtigt, die nach geltendem Recht geschützt sind. 

Möchten Sie Verbindungen schaffen und etwas bewirken? Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie eine gut organisierte Arbeitsumgebung in der DACH-Region mit. 

Wir können künstliche Intelligenz (KI) oder automatisierte Tools einsetzen, um Teile unseres Recruiting-Prozesses, wie die Vorauswahl und Bewertung von Bewerbungen, zu unterstützen. Diese Tools unterstützen unsere Recruiter, endgültige Einstellungsentscheidungen werden jedoch stets von Menschen getroffen. 

Rechtlicher Hinweis: Weitere rechtliche Informationen finden Sie hier in unserem Impressum.